Valutazione Risorse Umane

In materia di Personale, per valutazione  si intendono tre distinti processi, legati a finalità e procedure distinte:

• Valutazione delle posizioni, che prescinde dalla persona che occupa un ruolo nello scenario organizzativo, ma proprio a quella "posizione" organizzativa si rivolge.
• Valutazione delle competenze, che si occupa di appurare in che grado una persona possieda le "capabilities" necessarie alla posizione che quella persona ricopre(definite in un processo di "mappatura" delle competenze)
• Valutazione delle performances ottenute dalla persona in quel ruolo in un certo periodo di tempo: questa valutazione può essere o meno connessa all'assegnazione do obbiettivi remunerati dal sistema premiante aziendale (MBO), ma rimane comunque legata a delle soglie (ad esempio, insufficienza, sufficienza, eccellenza).

La valutazione, in particolare quella delle prestazioni, rimane comunque il momento centrale del cosiddetto ciclo di sviluppo delle persone, essendo a questa strettamente connessi tanto il processo di formazione (per colmare l'eventuale gap riscontrato rispetto alle prestazioni attese) quanto il processo di selezione (per definire le caratteristiche da riscontrare nei candidati a ricoprire una certa posizione), per non parlare degli elementi che ne derivano per definire un percorso di carriera o una evoluzione retributiva.

Il MODULO VALUTAZIONE fornisce un supporto concreto all'attività di rilevazione delle prestazioni, centralizzando le informazioni che ne derivano e consentendo così all'azienda di avere una visione puntuale del proprio capitale umano.

Le funzionalità del modulo permettono di realizzare i più disparati modelli di valutazione (90°, 180°, 360°), coinvolgendo colleghi, collaboratori e responsabile della persona in modo da garantire un giudizio basato su una conoscenza diretta. La correttezza del giudizio può essere garantita dal flusso di approvazione a cui la valutazione sarà sottoposta una volta completata. In caso di MBO, il modulo permette di definire gli obbiettivi e di gestire le logiche economiche che sanciranno il premio in rapporto ai risultati. Tali funzioni consentono inoltre alla direzione HR di effettuare l'esame dei risultati d'insieme per capire il grado di rendimento del personale, decidere gli interventi necessari per colmare le lacune, programmare i percorsi di crescita.

Processo di valutazione

Il modulo consente alla Direzione Risorse Umane di configurare autonomamente il processo di valutazione in modo da rispecchiare i procedimenti in uso.
In particolare è possibile:

In breve Gestione della valutazione del personale Gestione scadenziario Scheda di valutazione configurabile Coinvolgimento delle persone Gestione del workflow autorizzativo Funzioni di analisi e ricerca

• indicare la periodicità delle valutazioni - annuali, semestrali, trimestrali - suggerite dal turnover aziendale
• scegliere la popolazione aziendale soggetta a valutazione: fasce (Manager, impiegati, operai …) e profili (commerciale, tecnico …)
• inserire nel sistema le domande pertinenti per ciascun profilo (e il loro peso), che ne definiranno il “comportamento” aziendale e che costituiscono la struttura di valutazione vera e propria.
• definire sezioni specifiche per raccogliere informazioni di interesse particolare
• assegnare alle persone che dovranno essere valutate, il/i valutatore/i. Tale associazione avviene in automatico derivandola dall’organizzazione, ma è possibile gestire le eccezioni.
• definire gli attori del processo. Il processo potrà iniziare o meno con una autovalutazione della persona in esame; il valutatore può essere uno o più responsabili in ordine gerarchico, ma fra di essi possono anche essere inclusi colleghi (valutazione a 180°) o addirittura (nel caso il valutato sia un responsabile) collaboratori (valutazione a 360°). La valutazione potrà o meno essere sottoposta all’approvazione (responsabile di livello superiore, Direttore del Personale).

Sulla base delle impostazioni suddette il valutato/valutatore si vedrà notificate le attività di valutazione che deve effettuare ed utilizzando il sistema procederà all’inserimento delle informazioni richieste nelle sezioni previste:

• Sezione informativa. Comprende informazioni anagrafiche quali i nominativi di valutato, valutatore/i ed eventualmente approvatore, il tipo di valutazione (annuale o intermedia), il periodo di riferimento, la periodicità, la data dell'intervista, che saranno già in buona parte presenti perché derivate dalla fase di impostazione a cura dell’ufficio HR.
• Sezione di assegnazione degli obbiettivi. Vengono qui descritti gli obbiettivi da conseguire, il cui raggiungimento sarà poi valutato nelle successive valutazioni.
• Sezione di valutazione degli obbiettivi relativi al periodo precedente. Consente di assegnare un punteggio tramite il quale esprimere un giudizio circa il livello di raggiungimento degli obbiettivi assegnati nelle precedenti valutazioni. Tale punteggio concorre alla valutazione della performance.
• Sezione Prestazioni e Sezione competenze. Queste sezioni contengono la struttura di valutazione basata sulle domande definite dall’HR, specifiche per ciascun profilo. A ciascuna domanda è assegnato un punteggio che, totalizzato e confrontato con dati di riferimento, consentirà di avere un giudizio raffrontabile sulle performance della persona, potenzialità, limiti, esigenze, lacune, competenze.
  In base alla configurazione delle domande, è possibile concentrare la valutazione sulle competenze professionali e sui “comportamenti” adottati dalla persona nell’approccio alla propria attività lavorativa.
  La compilazione del questionario fornisce una indicazione obbiettiva e misurata in merito allo sviluppo professionale.
  La Valutazione Complessiva Finale e’ la sintesi della valutazione sia degli obiettivi che dei comportamenti/competenze espressa da un numero.
• Sezioni personalizzate definite dalla Direzione HR nelle quali vengono eventualmente raccolte informazioni specifiche disparate ritenute interessanti a qualche fine. 

Proposte gestionali e di sviluppo

Il valutatore può indicare per quale posizione vede adeguata la risorsa in valutazione ed eventualmente quale altra persona potrebbe sostituirlo nella posizione che resterebbe scoperta e le eventuali azioni necessarie a gestire il passaggio.

Discussione con il valutato ed approvazione

A seconda di come è stato disegnato il processo, la scheda compilata verrà inviata dal valutato al/i valutatore/i, oppure direttamente dal valutatore all’ approvatore, che eventualmente potrà richiedere delle modifiche e rimandare al mittente fino a che l’approvazione non viene concessa.
In conclusione del processo, si svolgerà un colloquio con il valutato con l’obiettivo di fornirgli un feedback relativo alla valutazione della sua prestazione, alle aree di miglioramento e alla risoluzione di eventuali problemi connessi al raggiungimento degli obiettivi assegnati. Il processo si concluderà con la compilazione da parte del valutato di un’apposita sezione in cui sono contenuti commenti riservati all’ufficio Risorse Umane e le indicazioni relative alla modalità con cui è stato effettuato il colloquio.

Analisi della valutazione

Come negli altri moduli People Talent, uno dei valori aggiunti di questa soluzione è dato dalla possibilità di effettuare con facilità controlli ed analisi in merito all'andamento delle valutazioni ed i loro risultati.
La direzione HR avrà a disposizione una serie di report che gli consentiranno di vedere i risultati aggregati secondo i più vari raggruppamenti, in modo da ottenere il massimo dalle informazioni raccolte.
In base a tali analisi ad esempio potranno essere definiti piani di formazione specifici necessari a migliorare la conoscenza in particolari aree oppure essere decise politiche di incentivazione legate al raggiungimento di obbiettivi.
Ma – ed è questo un valore aggiunto forse anche più importante – si potrà avere un quadro preciso della propensione e della capacità dei responsabili di assumere fino in fondo il proprio ruolo nei confronti dei collaboratori, punto dolente ed “epidemico” del panorama aziendale, ed eventuale decidere degli interventi formativi/di tutoring/di coaching mirati nei confronti dei responsabili stessi.