Trasferte/Nota spese

Il MODULO DI GESTIONE DELLE TRASFERTE si occupa della gestione completa del processo di trasferta.

• la Direzione del personale che dovrà configurare il sistema secondo le regole aziendali e supervisionare l'intero processo. 
• la persona che necessita della trasferta
• l'approvatore che dovrà autorizzare la richiesta (possono essere previsti più livelli di approvazione)
• l'ufficio viaggi/segreteria che dovrà effettuare le prenotazioni
• la cassa che dovrà erogare anticipi e consuntivare le spese

Inserimento e gestione delle regole aziendali

La direzione del personale avrà il compito di inserire nel sistema le norme aziendali che regolano le trasferte. Potrà ad esempio stabilire le logiche retributive ed i massimali di spesa associate ai vari livelli aziendali ed eventualmente alla località oggetto della trasferta.

Richiesta di trasferta

Una volta approvata la richiesta si dividerà in due flussi:

• verso l'ufficio Cassa per la gestione dell'anticipo
• verso l'ufficio viaggi per le prenotazioni

Ufficio Cassa

La cassa tramite una serie di visualizzazioni potrà controllare gli anticipi da approvare, quelli approvati da erogare, quelli erogati di cui chiudere il bilancio.
Selezionando la specifica richiesta, la cassa segnalerà al sistema la disponibilità dell’anticipo, con conseguente notifica al richiedente, tramite posta elettronica.
Nel caso di trasferta all’estero, la cassa può impostare il tasso di cambio, che potrà poi essere modificato in fase di consuntivazione.
Alla consegna del denaro la cassa registrerà l'operazione.

Ufficio Viaggi

L'ufficio Viaggi selezionerà le prenotazioni richieste e le aggiornerà con i dati reali (orari, compagnia aerea, albergo ...). Quando tutte le prenotazioni richieste saranno state effettuate, potrà procedere alla consegna dei documenti di viaggio al dipendente, registrando l'operazione.

Chiusura della trasferta

L'approvazione della trasferta sarà notificata alla cassa, che verificherà le spese, confrontandole con i documenti giustificativi e gestirà l’eventuale rimborso chiudendo poi la trasferta.

Controllo degli stati della trasferta

Tutti i cambiamenti di stato della trasferta vengono registrati in modo che in qualsiasi momento le varie funzioni coinvolte nel processo, possano sapere lo stato in cui questa si trova.

Integrazioni

• sistema di consuntivazione delle spese aziendali, associate a centri di costo, progetti, dipartimenti, country.
• sistema di riconciliazione dei costi, legati a prenotazione voli effettuati da agenzie esterne. Ciascun biglietto potrà essere riconciliato con la trasferta relativa.
• sistema presenze, a cui sarà trasferito il dettaglio dei giorni di assenza della persona per il calcolo della eventuale diaria e degli straordinari.

Per le Aziende che non hanno necessità di gestire l'intero processo di trasferta, è disponibile un sottoinsieme di funzionalità che consente la sola consuntivazione mensile delle spese.

Il MODULO NOTA SPESE consente di inserire i giustificativi di spesa, associando a ciascuno una casuale selezionata da una tabella predisposta dall'ufficio del personale, a cui è associato il codice conto di contabilità, un massimale di spesa controllato dal sistema e l'eventuale richiesta di note aggiuntive.

Sezioni aggiuntive consentono di iserire informazioni relative ai viaggi effettuati con auto personale, registrare eventuali fatture di acquisto materiale e riportare acquisti di carburante effettuati con scheda aziendale.

Il workflow approvativo è basato sull'organizzazione descritta nel modulo base.