Presenze e Assenze

Il MODULO PRESENZE permette la gestione delle informazioni “grezze” provenienti dal sistema hw di rilevazione presenze e accessi (badge, apparati di prossimità o altro), la loro elaborazione per renderle coerenti con le normative contrattuali e le regole aziendali, fino alla valorizzazione e al passaggio automatico al sistema payroll.

Trattandosi di un processo iterativo, massivo e “people intensive”, la sua automazione consente un’enorme risparmio di lavoro, coinvolgendo direttamente il dipendente nell’inserimento delle informazioni necessarie, automatizzando e tracciando i flussi autorizzativi/approvativi, e riservando all’ufficio del personale il compito di monitoraggio e di verifica.

Il sistema abbrevia notevolmente i tempi di disponibilità del dato definitivo, utile non solo per la rilevazione occasionale di una situazione puntuale, ma anche per esempio per riallineare la situazione retributiva al periodo reale, evitando difficili ed approssimative situazioni di stima nelle chiusure di periodo (con successive scritture di rettifica).

Le funzionalità del modulo consentono all'ufficio del personale di gestire autonomamente regole aziendali anche molto complesse, descrivendole con facilità nel sistema. In molti casi è proprio la difficoltà di gestione a imporre delle regole meno complesse, ma anche meno aderenti ai bisogni reali, mentre il modulo è solo vincolato alla necessità di poter rappresentare la regola stessa.

In breve Interfaccia con Hw rilevamento presenze Gestione ed applicazione automatica delle regole aziendali Interazione del dipendente con il sistema Gestione del flusso autorizzativo e/o approvativo Integrazione con payroll

Il MODULO PRESENZE abilita quella che è la prima e la più frequente interazione fra la persona e l’azienda, consentendo ai responsabili di esercitare quotidianamente quel ruolo di controllo e di guida che costituisce l’elemento essenziale della loro funzione: in altre parole, permette di conferire un valore realmente strategico alla quotidianità di un adempimento “banale”.

L’applicazione si articola in più fasi:

1. Definizione dell’orario lavorato. Il sistema acquisisce automaticamente i dati rilevati dall’apparato hardware, riconosce e distingue i dati di accesso rispetto ai dati di ingresso e di uscita, applica le regole aziendali introdotte dall’ufficio del personale in merito a tolleranza (approssimazione del dato) e flessibilità (recupero di ritardi o di anticipi nella giornata).
2. Definizione orario atteso. Il sistema permette all’ufficio del personale di definire le regole di orario, gestendo un numero infinito di varianti, così come la definizione dei turni; memorizza le richieste di autorizzazione assenza (processandole secondo le regole di orario), fino ad arrivare alla definizione per ogni dipendente dell’orario giornaliero atteso.
3. Confronto orario lavorato/orario atteso: il sistema rileva le difformità e le sottopone alla fase successiva.
4. Quadratura. Il sistema elimina le difformità sottoponendole a processi di:
   • accantonamento (alimentazione di un serbatoio di eccedenze secondo le regole inputate dall’ufficio del personale)
   • compensazione (uso di eccedenze per ripianare deficienze secondo le regole inputate dall’ufficio del personale)
   • giustificazione (inserimento da parte del dipendente di eccedenze – straordinari – o di deficienze – assenze non preventivamente autorizzate – in un processo di approvazione secondo le regole inputate dall’ufficio del personale); è possibile definire parametricamente dei controlli automatici di coerenza con le regole aziendali già in questa fase di input. Il processo approvativo, come usualmente, viene monitorato e tracciato.
5. Post-processazione. Il dato dell’orario lavorato quadrato viene valorizzato secondo le regole aziendali e contrattuali, mediante l’attribuzione automatica di codici retributivi diversi, secondo lo schema utilizzato dall’applicativo payroll in uso nell’azienda o presso il fornitore del servizio, al quale vengono passati automaticamente i dati.

• il dipendente potrà verificare la propria situazione ferie e permessi aggiornata e lo stato delle proprie richieste
• il responsabile potrà verificare la situazione delle richieste del proprio reparto, e controllare con una vista “calendario”, la situazione delle presenze del proprio personale in un determinato periodo
• il personale della direzione HR potrà controllare l’intero flusso di informazioni, visualizzare la situazione delle presenze in qualsiasi momento evidenziando e prevenendo eventuali situazioni di criticità, analizzare grazie a “viste” opportune lo stato del singolo dipendente, del reparto, dell’intera azienda.