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Organizzazione
 Il MODULO ORGANIZZAZIONE costituisce il modulo base dell'applicazione e consente di descrivere al sistema la struttura organizzativa aziendale.
Tutti i moduli che compongono la soluzione, fanno riferimento al Modulo Organizzazione per derivarne le regole di accesso controllato alle informazioni ed il workflow relativo ai processi autorizzativi/approvativi.
L'estrema semplicità d'uso di questo modulo consente di mantenere costantemente aggiornate le variazioni all'organizzazione aziendale, con una immediata rispondenza in termini di visibilità delle informazioni e dei flussi applicativi, ai cambiamenti aziendali.
Il modulo assolve a due funzioni fondamentali:
- garantire la visibilità delle informazioni a chi ne ha l'autorizzazione e solo a questi
- definire i workflow che guidano i processi autorizzativi/approvativi
Descrizione della struttura organizzativa
L'organizzazione aziendale viene descritta definendo:
- l’azienda (oppure le aziende di un gruppo)
- le sedi
- i reparti
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le persone
Ciascun livello viene collegato gerarchicamente con gli altri:
l'azienda nel Gruppo, la sede con l'azienda, i reparti tra loro, le persone con il reparto.
Per ciascuna persona, insieme con alcune informazioni anagrafiche minimali, vengono indicati il reparto di appartenenza e le credenziali di accesso al sistema applicativo.
Per ciascun reparto viene indicato il responsabile e le eventuali figure di staff con delega.
Viene anche indicato il livello di profondità di visualizzazione dei dati: tutte le informazioni relative ai reparti in dipendenza gerarchica, ed ai loro appartenenti, oppure solo quelle relative al singolo reparto.
Al momento dell'accesso al sistema, la persona viene collegata al proprio profilo organizzativo essendo possibile con ciò determinarne il livello di accesso alle informazioni ed il ruolo nei processi di workflow.
| In breve |
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Informazioni comuni a tutti i moduli
Anagrafica azienda, sedi, reparti, Personale
Gestione ruoli di accesso ai dati
Gestione flussi approvativi
Indicazione della lingua utilizzata
Stampa grafica organigramma
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Gli spostamenti organizzativi che si verificano nel tempo, potranno essere agevolmente inseriti nel sistema grazie alle funzionalità a disposizione. Le modifiche organizzative trovano così un immediato riscontro nell'applicazione.
Se ad esempio una persona viene spostata di reparto, basterà registrare la modifica in questo modulo perchè questa erediti automaticamente le nuove autorizzazioni di visibilità ed approvazione.
Allo stesso modo, a fronte di un aggiornamento della gerarchia dei reparti, le funzionalità di gestione del modulo Organizzazione, consentiranno di adeguare rapidamente e con semplicità le regole di visibilità ed i workflow di tutti i moduli, alla nuova struttura.
Disegno dei flussi di approvazione
Nel modulo Organizzazione vengono disegnati i flussi di autorizzazione ed approvazione di tutti i moduli che lo necessitino.
Per ogni flusso vengono indicati:
- i livelli di autorizzazione/approvazione. E' possibile definire a quanti passaggi dovrà essere soggetto il flusso
- i relativi approvatori. Viene indicato se l'approvatore è ereditato dalla gerarchia aziendale (ad esempio il responsabile del reparto) oppure è una persona specificata nominalmente. E' inoltre possibile indicare i delegati.
La modifica dei flussi autorizzativi può essere effettuata con estrema semplicità e viene effettuata automaticamente al cambiare dell'organizzazione, in caso di approvatore ereditato dalla gerarchia.
Indicazione delle lingua utilizzata.
L'applicazione è multilingua. Nel modulo Organizzazione viene indicata la lingua utilizzata. La scelta può essere effettuata a livello di azienda, sede o singola persona, consentendo quindi il massimo livello di dettaglio.
Il sistema viene fornito con due dizionari, Italiano ed Inglese, è però possibile costruire dizionari personalizzati in modo da poter utilizzare non solo qualunque idioma - facendosi carico della traduzione –, ma anche termini specifici dell’azienda.
Funzioni di servizio
Anche se questo modulo ha lo scopo principale di supportare gli altri applicativi della Suite, prevede una serie di funzioni di utilità, ricavate dalle informazioni presenti nel sistema.
Queste funzionalità rappresentano un vantaggio concreto per l’operatività quotidiana di ciascuno, particolarmente utili nel caso di aziende multicompany, che possono disporre di una visione d'insieme di tutto il personale.
- visualizzazione dell'organizzazione secondo varie aggregazioni
- Visualizzazione e stampa grafica dell'organigramma
- elenco del personale raggruppato per sede/reparto
- rubrica telefonica
- rubrica email
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